Desde LuxeTalent buscamos, para nuestro cliente en Madrid, un/a Office Assistant que brinde soporte administrativo proactivo y fiable al/la General Manager y a todo el equipo durante el proceso de apertura, puesta en marcha y desarrollo continuo de la nueva oficina en Madrid.
Esta persona será clave para garantizar el correcto funcionamiento diario del espacio de trabajo, coordinar comunicaciones internas y externas, y asistir en la organización de reuniones, viajes y documentación esencial para el negocio.
Principales responsabilidades:
Apoyar en la organización general de la oficina y en la gestión de tareas administrativas del día a día.
Coordinar y programar reuniones internas y externas, citas y eventos.
Gestionar la correspondencia entrante (emails, correo físico, facturas), asegurando su correcta tramitación o redirección.
Organizar reservas de viaje, preparar informes de gastos y dar soporte logístico a desplazamientos profesionales.
Mantener bases de datos internas, listas de contactos, estadísticas y documentación de proyectos actualizadas.
Actuar como punto de contacto de confianza para el equipo interno, así como para colaboradores y proveedores externos.
Realizar seguimiento de facturas y apoyar en procesos administrativos contables básicos.
Apoyar en la preparación de presentaciones, informes, actas de reuniones y comunicaciones internas.
Colaborar en la planificación y coordinación de suministros de oficina, equipos y gestiones básicas del espacio de trabajo.
Participar activamente en proyectos de equipo y dar soporte en iniciativas administrativas puntuales.
Formación administrativa o comercial completada (por ejemplo, formación en secretariado, administración o soporte empresarial), o una titulación equivalente.
Experiencia mínima de 2 a 4 años en funciones similares de soporte administrativo u Office Assistant, idealmente en entornos internacionales.
Buen manejo de herramientas de Microsoft Office.
Se valorará experiencia previa en entornos retail, moda o startups.
Imprescindible nivel alto de inglés y español; se valorará positivamente el conocimiento de alemán
